En la mayoría de las clínicas, la reposición de material funciona por memoria: alguien abre el cajón, ve que quedan pocas agujas y lo apunta en una lista —o no lo apunta, y se descubre el hueco cuando ya hay un paciente sentado en el sillón—. El resultado suele oscilar entre dos extremos: roturas de stock que obligan a improvisar, y pedidos «por si acaso» que acaban en material caducado.
La alternativa no requiere software sofisticado ni fórmulas complejas. Requiere decidir, para cada material relevante, dos cifras: cuánto es lo mínimo que quieres tener y en qué momento hay que pedir más.
Qué es el stock mínimo y por qué no es cero
El stock mínimo es la cantidad por debajo de la cual no quieres bajar nunca. No es el punto en el que pides —eso viene después—, sino tu colchón de seguridad: lo que te permite seguir trabajando si un pedido se retrasa, si una semana tiene más carga asistencial de lo habitual o si un lote llega defectuoso y hay que devolverlo.
Para calcularlo, piensa en el peor escenario razonable, no en el catastrófico:
- Consumo en un periodo de demanda alta. No la media anual: la semana fuerte. Si en una semana cargada usáis 60 carpules de anestesia, esa es tu referencia, no los 40 de una semana tranquila.
- Retraso plausible del proveedor. Si normalmente sirve en 3 días pero alguna vez ha tardado una semana, cuenta con la semana.
Una forma sencilla de expresarlo: stock mínimo ≈ consumo diario alto × días de retraso posible. Si consumís hasta 10 guantes de talla M por sillón y día, con dos sillones y un retraso posible de 5 días laborables, el mínimo razonable ronda las 100 unidades.
El punto de pedido: cuándo pedir, no cuánto
El punto de pedido es el nivel de existencias que dispara la orden de compra. Se calcula sumando al stock mínimo lo que vais a consumir mientras el pedido está en camino:
Punto de pedido = (consumo diario medio × plazo de entrega en días) + stock mínimo
Con un ejemplo: si gastáis de media 8 carpules al día, el proveedor tarda 4 días y habéis fijado un mínimo de 50, el punto de pedido está en 8 × 4 + 50 = 82. Cuando el recuento baje de ahí, se pide. No antes por nervios, no después por olvido.
La cantidad a pedir es una decisión distinta. Como regla práctica, pedir el consumo de un ciclo completo (un mes, por ejemplo) suele equilibrar bien el coste de hacer pedidos frecuentes con el riesgo de acumular demasiado. Para material con caducidad corta —anestésicos, adhesivos, algunos irrigantes—, conviene acortar el ciclo aunque suponga pedir más a menudo.
Los dos errores de siempre
Rotura de stock
Es el error visible: cuesta citas reprogramadas, tratamientos a medias y compras urgentes a precios peores. Casi siempre nace de lo mismo: nadie tenía asignada la tarea de contar, o el recuento dependía de que alguien «se fijara». Un punto de pedido escrito y una persona responsable de revisarlo eliminan la mayor parte del problema.
Sobre-stock
Es el error silencioso. El material acumulado inmoviliza dinero, ocupa espacio que en una clínica nunca sobra y, en productos con caducidad, se convierte directamente en pérdida. Además complica la trazabilidad: cuantos más lotes conviven en el armario, más fácil es usar primero el que caduca después. Si al hacer inventario aparecen productos que nadie recuerda haber pedido, o cajas cerradas de referencias que ya no usáis, hay sobre-stock.
La disciplina FEFO —first expired, first out: usar antes lo que antes caduca— ayuda, pero solo funciona si las cantidades son razonables. Con el armario lleno, ningún sistema de rotación salva el material.
No todos los materiales merecen el mismo esfuerzo
Calcular punto de pedido para cada rollo de babero es perder el tiempo. Una clasificación simple funciona bien:
- Críticos: sin ellos no se trabaja o se compromete la seguridad (anestésicos, guantes, material de esterilización). Merecen mínimo, punto de pedido y recuento frecuente.
- Importantes: paran tratamientos concretos (composites, limas, cementos). Mínimo y revisión periódica, sin obsesionarse.
- Comunes: consumibles baratos y fáciles de conseguir. Basta una revisión mensual y pedidos por volumen.
Empezar solo por los críticos ya cambia el día a día. El resto puede esperar.
Proveedores y pedidos recurrentes
El cálculo del punto de pedido depende del plazo de entrega, así que la relación con el proveedor es parte del sistema, no un tema aparte. Tres prácticas concretas:
- Concentra referencias. Menos proveedores con más volumen cada uno suele traducirse en mejores condiciones, portes gratuitos con menos esfuerzo y plazos más predecibles.
- Acuerda plazos por escrito. No hace falta un contrato formal; basta saber —y anotar— cuánto tarda cada proveedor en servir cada tipo de producto. Ese dato alimenta directamente tu fórmula.
- Convierte en recurrente lo que ya es recurrente. Si cada mes pedís aproximadamente lo mismo de guantes, gasas y vasos, fijad un pedido periódico con el proveedor y dedicad la atención humana solo a las excepciones. El pedido recurrente es, en la práctica, un punto de pedido automatizado por calendario.
Por dónde empezar esta semana
- Elige los 10–15 materiales críticos de la clínica.
- Estima para cada uno el consumo semanal alto y el plazo real de entrega.
- Calcula mínimo y punto de pedido, y escríbelos donde se almacena el producto o en la hoja de inventario.
- Asigna a una persona la revisión, con día fijo en la agenda.
- Revisa las cifras cada trimestre: los consumos cambian con la actividad de la clínica.
Con el sistema definido, mantenerlo a mano —recuentos, avisos, caducidades por lote— es la parte tediosa. Es exactamente el tipo de trabajo que tiene sentido delegar en una herramienta: aplicaciones como Lume registran el inventario de la clínica, avisan cuando una referencia cae por debajo de su punto de pedido y mantienen la trazabilidad por lotes sin hojas de cálculo. Pero la herramienta llega después; primero van los dos números. Decidir cuánto es tu mínimo y cuándo se pide es trabajo de la clínica, y una tarde basta para dejarlo hecho.