Caducidades y trazabilidad de lotes en la clínica dental

Casi cualquier clínica dental que revise hoy sus armarios encontrará algo con la fecha pasada: un carpule al fondo de una caja, un adhesivo abierto hace meses, unas suturas de un pedido antiguo. No suele ser negligencia, sino falta de sistema. El problema es que, cuando ese material aparece, puede hacerlo en el peor momento: durante un tratamiento o durante una inspección.

Por qué importa: normativa y responsabilidad

La mayoría del material que se usa en un gabinete dental es producto sanitario, y una parte —anestésicos, antibióticos, ansiolíticos— es medicamento. Ambas categorías tienen reglas claras:

• No se puede utilizar material caducado. La fecha de caducidad marca el límite hasta el que el fabricante garantiza la esterilidad, la estabilidad química y el comportamiento del producto. Pasada esa fecha, la garantía desaparece, y con ella la cobertura del fabricante si algo sale mal.
• La trazabilidad es una obligación, no una buena práctica. El Reglamento europeo de productos sanitarios (UE 2017/745) refuerza la trazabilidad en toda la cadena, y los centros sanitarios forman parte de ella. Ante un incidente o una alerta sanitaria que afecte a un lote concreto, la clínica debe poder saber si lo tiene, dónde está y —en el caso de productos implantables— en qué pacientes se ha usado.
• Las inspecciones lo comprueban. Las consejerías de sanidad autonómicas inspeccionan periódicamente las clínicas dentales, y la revisión de caducidades —en el botiquín de urgencias, en el material estéril, en los medicamentos refrigerados— es un punto habitual del acta. Encontrar material caducado en zona de uso puede derivar en requerimientos y sanciones.

A esto se suma la responsabilidad civil: si un tratamiento se complica y se demuestra que se empleó material caducado, la posición de la clínica ante una reclamación es muy difícil de defender.

Qué registrar: lote y caducidad desde la recepción

La trazabilidad no se improvisa cuando llega la alerta; se construye en el momento de recibir cada pedido. Como mínimo, conviene anotar por cada referencia:

• Número de lote, tal como figura en el envase (símbolo LOT).
• Fecha de caducidad (símbolo de reloj de arena), con día si el envase lo indica; si solo indica mes y año, se entiende el último día de ese mes.
• Fecha de recepción y proveedor, para poder reclamar o devolver.
• Cantidad recibida, para que el stock registrado coincida con el real.

Dos matices que evitan disgustos:

• Un mismo producto puede llegar con varios lotes en el mismo pedido. Hay que registrarlos por separado, no como una sola línea.
• Algunos productos tienen doble caducidad: la del envase cerrado y una vida útil más corta una vez abierto (típico en desinfectantes, algunos materiales de impresión o soluciones). Anotar la fecha de apertura en el propio envase es un hábito que las inspecciones valoran y que evita usar producto degradado.

En productos implantables —membranas, biomateriales de injerto, implantes— el registro debe llegar hasta el paciente: qué lote se colocó, a quién y cuándo. Las etiquetas adhesivas de trazabilidad que traen estos productos existen precisamente para pegarlas en la historia clínica.

FEFO: el que antes caduca, sale antes

FEFO (“first expired, first out”) es el criterio de rotación adecuado para material sanitario: se consume primero lo que antes caduca, independientemente de cuándo se compró. No es lo mismo que FIFO (primero en entrar, primero en salir), porque un pedido reciente puede traer un lote con caducidad más corta que el que ya tenías.

Llevarlo a la práctica no exige software, solo disciplina:

1. Al colocar un pedido, lo nuevo detrás. El material con caducidad más próxima queda delante, al alcance de la mano. Si el lote nuevo caduca antes que el existente, se coloca delante.
2. Un único punto de almacenaje por referencia siempre que sea posible. Cuando el mismo composite vive en tres cajones distintos, la rotación se rompe sola.
3. Revisión periódica con fecha fija —mensual o trimestral según el volumen— en la que alguien concreto repasa caducidades y aparta lo que vence pronto. Sirve señalizar con un punto de color lo que caduca en los próximos tres meses, para gastarlo primero o valorar devolverlo.
4. Responsable con nombre y apellidos. Si la revisión es “de todos”, no es de nadie. En la mayoría de clínicas este papel encaja de forma natural en la persona que gestiona pedidos.

Qué hacer con el material caducado

Cuando aparece material vencido, lo importante es que no pueda volver al circuito de uso:

• Retirarlo inmediatamente de la zona asistencial y separarlo en un contenedor o zona identificada como “caducado / no usar”. Nunca debe convivir en el mismo cajón con el material en uso.
• Eliminarlo por el canal correcto. Los medicamentos caducados no van a la basura común: deben gestionarse a través del gestor de residuos sanitarios de la clínica (o del punto SIGRE en el caso de medicamentos de uso doméstico). El material cortante o potencialmente contaminado sigue su vía habitual de residuos biosanitarios.
• Dejar constancia: qué producto, qué lote, qué cantidad y cuándo se retiró. Ese registro cuadra el inventario, sirve de evidencia ante una inspección y, con el tiempo, revela patrones de compra: si cada trimestre tiras lo mismo, estás comprando de más.
• Antes de que caduque, negociar. Muchos depósitos dentales aceptan devoluciones o cambios de material con caducidad próxima si se avisa con margen. Detectarlo con tres meses de antelación convierte una pérdida en un abono.

Sistematizarlo para que no dependa de la memoria

Nada de lo anterior es complicado; lo difícil es sostenerlo entre pacientes, pedidos y urgencias. Por eso el objetivo debe ser que el sistema avise antes de que la fecha llegue, en lugar de confiar en que alguien se acuerde de mirar. Una hoja de cálculo bien llevada puede bastar al principio; herramientas como Lume, pensadas para inventario de clínicas dentales, automatizan justo esta parte —registro de lotes al recibir, alertas de caducidad próxima y trazabilidad consultable— para que la revisión deje de depender de la memoria del equipo.

Sea cual sea la herramienta, el orden de implantación es el mismo: primero una purga inicial de todo lo caducado, después registro sistemático de lote y fecha en cada recepción, y por último la rutina FEFO con un responsable asignado. En unas semanas, el armario deja de dar sorpresas — y la próxima inspección, también.